กองทุนสงเคราะห์ลูกจ้าง เป็นกองทุนที่จัดตั้งขึ้นตามกฎหมาย เพื่อเป็นหลักประกันด้านสวัสดิการและคุ้มครองลูกจ้าง โดยเฉพาะเมื่อออกจากงาน (เช่น ลาออก, เกษียณ, ถูกเลิกจ้าง) หรือในกรณีที่นายจ้างไม่สามารถจ่ายค่าชดเชยได้ ลูกจ้างและนายจ้างจะร่วมกันสะสมเงินเข้ากองทุน ซึ่งจะถูกนำมาจ่ายให้ลูกจ้างเมื่อสิ้นสุดการเป็นพนักงาน หรือในกรณีฉุกเฉินอื่นๆ โปรแกรม EASY-ACC Payroll V2 ได้ปรับปรุงเพิ่มเติมการคำนวณเงินกองทุนสงเคราะห์ลูกจ้าง พร้อมจัดทำรายงาน สกล.3 ไว้เรียบร้อยแล้ว โดยมีวิธีการใช้งานตามขั้นตอนนี้

ตรวจสอบเวอร์ชั่นและการอัพเดต

1) หากท่านใช้งานโปรแกรมเงินเดือน EASY-ACC Payroll V2 ให้ตรวจสอบว่า ท่านได้ปรับปรุงโปรแกรมเป็นโปรแกรมเวอร์ชั่นล่าสุดหรือไม่ โดยคลิกไปที่ Help > ตรวจสอบเวอร์ชั่นล่าสุด

2) ถ้ามีข้อความแจ้งตามรูปนี้ แสดงว่า EASY-ACC Payroll V2 ของท่าน ยังไม่รองรับการจัดทำ "เงินกองทุนสงเคราะห์ลูกจ้าง" แต่ถ้าไม่มีข้อความแสดงว่า EASY-ACC Payroll V2 ของท่านได้ทำการอัพเดตเรียบร้อยแล้ว กรณีที่มีข้อความให้คลิก อัพเดตตอนนี้ จากนั้นให้รอจนโปรแกรมทำการอัพเดตเสร็จเรียบร้อย ** หากท่านใช้งานระบบ LAN ให้ทุกเครื่องออกจากโปรแกรม EASY-ACC Payroll ก่อนที่จะทำการอัพเดต ** 

สำหรับผู้ใช้โปรแกรมในเวอร์ชั่นเก่า สามารถติดต่อขออัพเกรดโปรแกรม EASY-ACC Payroll V2 ได้ตามลิงค์นี้ อัพเกรด EASY-ACC Payroll V2

การตั้งค่ากิจการ

1) เมื่อท่านทำการอัพเดตเสร็จเรียบร้อยแล้ว ให้เรียกโปรแกรม EASY-ACC Payroll V2 ไปที่รายการ Other > สร้างแฟ้มเริ่มต้นระบบ

2) เลือกเมนู กองทุนสงเคราะห์ลูกจ้าง เพื่อบันทึกรายละเอียดของกิจการ

(1) นำส่งเงินเข้ากองทุนสงเคราะห์ลูกจ้าง กำหนดได้ว่ากิจการต้องการจะคำนวณหรือไม่คำนวณเงินกองทุนฯ นี้ ในกรณีที่ท่านใช้งานโปรแกรมก่อนวันที่ 1 ตุลาคม 2568 ขอให้นำเครื่องหมาย "ถูก" ออกจากช่องรายการนี้ก่อน เพื่อไม่ให้โปรแกรมทำการคำนวณเงินกองทุนสงเคราะห์ และหลังจากวันที่ 1 ตุลาคม 2568 ให้ทำเครื่องหมายกลับไว้เช่นเดิม เพื่อให้โปรแกรมคำนวณเงินกองทุนสงเคราะห์ลูกจ้าง (เริ่มคำนวณเงินกองทุนสงเคราะห์ลูกจ้างสำหรับเงินได้ในเดือนตุลาคม พ.ศ.2568 และเริ่มนำส่งภายใน 15 พฤศจิกายน 2568)

(2) รหัสรายการหัก คลิกที่ปุ่ม ... เพื่อเลือกรหัสรายการหักที่จะมาใช้บันทึกเงินกองทุนสงเคราะห์ลูกจ้าง สำหรับผู้ใช้งานโปรแกรมเป็นครั้งแรก โปรแกรมจะกำหนดให้เป็นรหัส 34 โดยอัตโนมัติ ในกรณีที่ท่านใช้โปรแกรม EASY-ACC Payroll มาก่อน และรหัส 34 ได้ถูกใช้งานไปแล้ว ท่านสามารถกำหนดให้รหัสรายการหักใดก็ได้ มาเป็นรหัสเงินกองทุนสงเคราะห์ลูกจ้าง โดยมีเงื่อนไขว่า รหัสรายการหักที่จะนำมาใช้ จะต้องไม่มียอดสะสมมาก่อน หากมีต้องลบตัวเลขสะสมที่อยู่ในรายการหักนั้นให้เรียบร้อย ก่อนที่จะนำมาใช้งาน

(3) ประเภทกิจการ คลิกที่ปุ่มดรอปดาวน์เพื่อเลือกประเภทกิจการ

(4) ผู้มีอำนาจลงนาม ระบุชื่อของผู้มีอำนาจลงนามของกิจการ ตามหนังสือรับรองการจดทะเบียนนิติบุคคล

(5) อีเมล ระบุอีเมลของผู้รับผิดชอบในการนำส่งเงินกองทุนสงเคราะห์ลูกจ้าง ได้เพียง 1 อีเมลเท่านั้น

(6) อัตราเงินสะสม (%) อัตราเงินสะสมที่จะต้องหักจากรายได้ของลูกจ้างตามที่กฏหมายกำหนด (ปัจจุบันคือ 0.25%)

(7) อัตราเงินสมทบ (%) อัตราเงินสมทบที่จะกิจการจะต้องสมทบตามที่กฏหมายกำหนด (ปัจจุบันคือ 0.25%)

เมื่อกำหนดค่าทั้งหมดเสร็จเรียบร้อยแล้วคลิก ตกลง เพื่อบันทึกรายการ

3) ในกรณีที่ท่านกำหนดรหัสรายการหักของเงินกองทุนสงเคราะห์ลูกจ้างขึ้นเอง ให้กำหนดค่าของรายการหัก ตามรูป เมื่อใส่ค่าเสร็จเรียบร้อยแล้วคลิก ตกลง

การตั้งค่าของพนักงาน

1) การกำหนดรายละเอียดของพนักงาน ไปที่รายการ Update > เพิ่มแก้ไขแฟ้มพนักงาน ใส่รหัสพนักงานที่ต้องการแก้ไข โดยมีข้อมูลที่จำเป็นสำหรับการจัดทำเงินกองทุนสงเคราะห์ลูกจ้างดังนี้ 

(1) ที่อยู่ ของลูกจ้างจะต้องใส่ รายละเอียดที่อยู่ให้ครบถ้วน แขวง/ตำบล, เขต/อำเภอ, จังหวัด, รหัสไปรษณีย์

(2) สัญชาติ เลือกสัญชาติของลูกจ้าง

เสร็จแล้วคลิก ตกลง

พนักงานงานบางคนไม่หักเงินสงเคราะห์ลูกจ้าง

1) กรณีที่กิจการของท่าน มีลูกจ้างบางคนที่ไม่ต้องเข้าร่วมกองทุนเงินสงเคราะห์ลูกจ้าง ให้ใส่รหัสของลูกจ้างแล้วคลิกที่ดรอปดาวน์ของปุ่ม ข้อมูล เลือก แก้ไขเงินกองทุนสงเคราะห์ลูกจ้าง

2) จากจอภาพเอาเครื่องหมาย ถูก หน้าข้อความ หักเงินกองทุนสงเคราะห์ลูกจ้าง ออก และยืนยันว่าต้องการยกเลิกคลิก Yes

การคำนวณเงินกองทุนสงเคราะห์ลูกจ้าง 

โปรแกรม EASY-ACC Payroll V2 สามารถคำนวณเงินกองทุนสงเคราะห์ลูกจ้างให้อัตโนมัติ หากท่านใช้วิธีการคำนวณเงินได้อัตโนมัติในโปรแกรมอยู่แล้ว ก็ไม่ต้องปรับเปลี่ยนวิธีการทำงานใดๆ สำหรับท่านที่ใช้วิธีการบันทึกเงินเดือน/ค่าแรงแบบ Manual ก็จะต้องเลือกรหัสรายการหัก เงินกองทุนสงเคราะห์ลูกจ้าง ตามที่ท่านได้กำหนดไว้เมื่อตอนที่ตั้งค่าเริ่มต้น

การพิมพ์รายงาน สกล.3 และรายงานที่เกี่ยวข้อง

รายงานที่จะต้องใช้ยื่นนำส่งให้กับหน่วยงาน ได้แก่รายงาน สกล.3 อยู่รายการ Report > แบบยื่นประจำเดือน > กองทุนสงเคราะห์ลูกจ้าง

นอกจากนี้ยังมีรายงานที่เกี่ยวกับเงินกองทุนสงเคราะห์ลูกจ้างอื่น ได้แก่

- รายงานนำส่งเงินเข้ากองทุน สำหรับใช้ในกิจการ เพื่อเป็นข้อมูลไว้ใช้ในการตรวจสอบ

- รายงานกองทุนสะสมลูกจ้าง ที่จะแสดงยอดสะสมของลูกจ้าง และเงินสมทบของนายจ้างที่ผ่านมาตั้งแต่เริ่มหักเงิน