การบันทึกรายการขาย กรณีมีเงินมัดจำ

ในกรณีที่มีการรับเงินมัดจำจากลูกค้ามาก่อน และเมื่อมีการส่งมอบสินค้า ก็จะทำการหักเงินมัดจำออกไป สามารถใช้โปรแกรม EASY-ACC บันทึกรายการได้ตามขั้นตอนดังนี้

ขั้นตอนการเตรียมการ

1. เรียกโปรแกรมสินค้าคงคลัง ไปที่รายการ Update > เพิ่มแก้ไขแฟ้มสินค้า จากนั้นทำการสร้างรหัสสินค้าขึ้นใหม่ โดยกำหนดขข้อมูลดังนี้

- ชื่อสินค้า : เงินมัดจำ

- หมวดสินค้า : 90

2. เมื่อทำการสร้างรหัสสินค้า "เงินมัดจำ" เสร็จแล้ว ให้ไปที่รายการ Update > รายการบันทึกประจำวัน ทำการบันทึกรายการดังนี้

- ประเภทรายการ : ปรับปรุง

- รหัสสินค้า : ใส่รหัสเงินมัดจำตามที่สร้างไว้ในขั้นตอนข้างต้น

- จำนวนสินค้า : ใส่ได้ไม่จำกัด (จากตัวอย่างกำหนดไว้ 100000) เพราะไม่มีผลต่อต้นทุนสินค้าปลายงวด

- ราคาต่อหน่วย : ว่างไว้

เสร็จแล้วกด F10 บันทึกรายการ

ขั้นตอนการบันทึกรายการ

1. กรณีรับเงินมัดจำ : เรียกโปรแกรมขายสินค้าฯ ไปที่รายการ Edit > ออกใบกำกับสินค้า ให้บันทึกรายการเหมือนการขายสินค้าตามปกติ เพียงแต่ระบุรหัสสินค้าที่จะใช้ออกใบกำกับเป็นรหัสเงินมัดจำ ตามที่สร้างไว้ เมื่อบันทึกรายการเสร็จแล้วก็พิมพ์ใบกำกับภาษีเป็นรายการเงินมัดจำให้ลูกค้า

2. เมื่อทำการบันทึกรายการขายสินค้าที่มีรายการหักเงินมัดจำมาก่อน ก็ให้บันทึกรายการขายตามปกติ เมื่อบันทึกรายการสินค้าต่างๆ ครบแล้ว ให้บันทึกรายการดังนี้

- รายการสินค้ารายการสุดท้ายให้ใส่รหัสสินค้าเงินมัดจำ 

- จำนวนสินค้า : 1

- จำนวนเงิน : ใส่เป็นจำนวนติดลบ ตามจำนวนเงินที่ได้จ่ายเป็นเงินมัดจำไว้ จากตัวอย่างคือ -5000

จะสังเกตุเห็นว่าจำนวนเงินที่ลูกค้าจะต้องชำระจะลดลงไปโดยอัตโนมัติ 

หมายเหตุ

ในการใช้วิธีบันทึกลักษณะนี้ จะไม่มีผลกับสินค้าคงเหลือปลายงวด หรือกำไรขั้นต้นในโปรแกรมสินค้าคงคลัง ด้วยเหตุผลดังนี้

1. การสร้างรายการสินค้า ไม่มีการกำหนดต้นทุนให้กับตัวเงินมัดจำ ดังนั้นต้นทุนจะไม่มี และไม่นำมาคำนวณในสินค้าคงเหลือปลายงวด

2. ในขั้นตอนการบันทึกเงินมัดจำ โปรแกรมจะทำการสร้างรายการสินค้าเป็น

Dr. เงินสด 4672.90

Cr. ขาย 4672.90

ซึ่งจะถือเป็นยอดขายโดยอัตโนมัติอยู่แล้ว ส่วนรายการที่จะโอนเข้าโปรแกรมสินค้าคงคลัง โปรแกรมจะโอนยอดขายเป็น 4672.90 แต่ต้นทุนเป็น "ศูนย์" ดังนั้นตอนที่รับเงินมัดจำ จะมีกำไรขั้นต้นเป็น 100% คือ 4672.90 บาท

3. ในขั้นตอนการบันทึกรายการขายตามปกติ โปรแกรมจะทำการสร้างรายการไปในโปรแกรมบัญชีแยกประเภทเป็น

Dr. เงินสด 3551.40

Cr. ขาย 3551.40

ซึ่งเมื่อรวมกับรายการตามข้อ 2 กิจการจะมีรายได้จากการขายเป็นเงิน 8224.30 บาท ตามที่เกิดขึ้นจริง ส่วนรายการที่โอนเข้าโปรแกรมสินค้าคงคลัง รายการสินค้าที่ขายปกติก็จะมียอดขายเป็น 8800 บาท ส่วนเงินมัดจำจะมียอดขายเป็น -4672.90 ซึ่งเมื่อหักลบรายการตามที่บันทึกในข้อ 2 ยอดขายของเงินมัดจำรวมกันก็จะเป็น "ศูนย์" โดยอัตโนมัติ (สังเกตุว่า ราคาขายที่โอนเข้าโปรแกรมสินค้าคงคลังจะไม่นำภาษีมูลค่าเพิ่มไปรวม)