ข้อแนะนำการออกแบบรหัสโปรแกรมระบบบัญชีแยกประเภท

ข้อคำแนะนำในการออกแบบรหัสบัญชีว่า ควรจะออกแบบอย่างไรให้เหมาะสมกับหลักบัญชี โดยจะจัดแบ่งประเภทของบัญชีออกเป็น 5 หมวดใหญ่ ที่ขึ้นต้นด้วยรหัสหมวด คือ

“1” สินทรัพย์
”2” หนี้สิน
”3” ทุน
”4” รายได้
”5” ค่าใช้จ่าย

เมื่อทราบหมวดบัญชีที่ใช้งานแล้ว ก็ให้นำรายการในแต่ละหมวดมาจัดเรียง ก่อนที่จะกำหนดรหัสให้แต่ละบัญชี และควรจะนำชื่อของบัญชี แต่ละรายการ มาจัดเรียงลำดับให้เรียบร้อยก่อนเสมอ

1. ควรนำบัญชีประเภทเดียวกันให้มาอยู่ติดกัน ยกตัวอย่างเช่น 
   
   เงินสดในมือ
   เงินสดย่อย
   เงินฝากธนาคารกรุงเทพ บัญชีกระแสรายวัน
   เงินฝากธนาคารกรุงเทพ บัญชีสะสมทรัพย์
   เงินฝากธนาคารไทยพาณิชย์ บัญชีกระแสรายวัน เป็นต้น
   
   
2. ไม่ต้องกำหนดหัวบัญชี 
   
   (จากตัวอย่างในข้อ 1) ในกลุ่มรหัสของบัญชีธนาคาร ไม่ต้องกำหนดบัญชี “เงินฝากธนาคาร” เป็นหัวบัญชี เพราะโปรแกรม EASY-ACC จะจัดทำกลุ่มบัญชีนี้ให้ในภายหลัง หลังจากที่กำหนดรหัสบัญชีเรียบร้อยแล้ว
   
   
3. ไม่ควรใช้ตัวอักษรในการออกแบบรหัสบัญชี 
   
   เพราะท่านอาจไม่เข้าใจการเรียงลำดับทางคอมพิวเตอร์ ซึ่งอาจทำให้ลำดับผิดไปจากที่กำหนดไว้้ (ในโปรแกรม EASY-ACC ่านทสามารถกำหนดรหัสบัญชีเป็นแบบตัวอักษรหรือตัวเลขก็ได้)
   
   
4. บัญชีประเภทปรับยอดควรจะอยู่ถัดจากเลขที่บัญชีหลักทันที 
   
   ค่าเสื่อมสะสมรถยนต์ ควรอยู่ถัดจากบัญชีรถยนต์ และบัญชีประเภทนี้ มักจะนิยมให้มีรหัสเหมือนกับเลขที่บัญชีหลักแต่ลงท้ายด้วย “.” เช่น
   
   151 รถยนต์
   151.1 ค่าเสื่อมสะสมรถยนต์
   
   เมื่อจัดเรียงรายชื่อบัญชีที่ใช้ในกิจการเสร็จเรียบร้อยแล้ว ก็นำรหัสบัญชีกำกับไว้ที่หน้าชื่อบัญชีเหล่านั้น เพื่อความสะดวกในการเตรียมรหัสบัญชีจึงได้จัดทำฟอร์มสำหรับจัดเตรียมเพื่อให้ใช้งานได้สะดวกขึ้น